Basis Data Dan Hirarki Database

A. Perbandingan antara basis data elektronik dan basis data manual

   1. basis data elektronik "Modern"

Secara sederhana dapat dikatakan bahawa basis data elektronik adalah basis data yang dibuat, didistribusikan, digunakan, dipelihara dan dikomunikasikan dengan memanfaatkan teknologi informasi (komputer).
Sebagian definisi menyebut basis data elektronik terbacakan mesin (machine readable record), karena memang untuk membacanya harus menggunakan komputer. 
  Beberapa hal berikut merupakan hal yang menguntungkan dalam terapan basisdata modern.

1.Data tersimpan dalam satu media.

2.Data yang berasal dari berbagai sumber terpisah memungkinkan untuk dihubungkan dalam suatu jaringan.

3.Data memungkinkan untuk sering dilakukan pemeriksaan sehingga lebih menjamin kebenaran dan kelengkapannya.

4.Memungkinkan dilakukan pencarian dan pengolahan dengan cepat.

5.Dalam bentuk ini data memungkinkan digunakan oleh berbagai penggunaka atau sistem.

   2. Basis data manual "Tradisional"

Basis data secara tradisional tersimpan dalam berbagai media sepertikertaskerja, dokumen, fotodan lain-lain. Bentuk penyimpanan ini merupakan bentuk dokumen fisik yang mungkin tersimpan dalam berbagai tempat, Bentuk penyimpanan seperti ini memiliki kelemahan dalam hal pengelolaan data. Kelemahan tersebut dapat dilihat sebagai berikut.
 1. Data terpecah-pecah sehingga sulit dalam berbagai proses pemindahan dan transfer

Memiliki media dan struktur penyimpanan yang bervariasi. Hal ini menyulitkan dalam proses penyesuaian data.

2. Pencarian yang lambat akibat bentuk penyimpanan secara fisik, yang mengharuskan seseorang membuka berbagai lembar atau dokumen yang banyak.

3. Bentuk fisik dalam basis data tradisional cenderung bersifat sektoral yang hanya ditujukan untuk keperluan-keperluan tertentu. Penggunaan data secara bersama-sama untuk berbagai tujuan menjadi sangat sulit.

  


B. Hirarki Database

Data harus disusun secara teratur agar pengolahannya dapat dilakukan dengan baik dan efisien. Pengorganisasian data dapat dibagi dalam enam tingkatan, yaitu :

1. Bit adalah suatu sistem angka biner yang terdiri atas dua macam nilai saja, yaitu 0 dan 1. Sistem angka biner merupakan dasar dasar yang dapat digunakan untuk komunikasi antara manusia dan mesin (komputer) yang merupakan sekumpulan komponen elektronik dan hanya dapat membedakan dua keadaan saja (on dan off). Jadi bit adalah unit terkecil dari pembentuk data.
2. Byte adalah bagian terkecil yang dapat dialamatkan dalam memori. Byte merupakan sekumpulan bit yang secara konvensional terdiri atas kombinasi delapan bit. Satu byte digunakan untuk mengkodekan satu buah karakter dalam memori. Contoh: Kode Ascii untuk J ialah 10101010. Jadi byte adalah kumpulan bit yang membentuk satu karakter (huruf, angka, atau tanda). Dengan kombinasi 8 bit, dapat diperoleh 256 karakter (= 2 pangkat 8).
3. Field atau kolom adalah unit terkecil yang disebut data. Field merupakan sekumpulan byte yang mempunyai makna. Contoh: Joni yang merupakan field nama.  Jadi field ibarat kumpulan karakter yang membentuk suatu kata.
4. Record atau baris adalah kumpulan item yang secara logic saling berhubungan. Setiap record dapat dikenali oleh sesuatu yang mengenalinya, yaitu field kunci. Gambar 1 merupakan contoh dari record. Jadi record ibarat kumpulan kata yang membentuk satu kalimat yang berarti, misal gambar 1 mewakili kalimat: Joni memenmpuh mata kuliah MIS (kode IS101) dengan nilai A. 

5. File atau tabel adalah kumpulan record yang sejenis dan secara logic berhubungan. Pembuatan dan pemeliharaan file adalah faktor yang sangat penting dalam sistem informasi manajemen yang memakai komputer. Jadi tabel ibarat kumpulan baris/record yang membentuk satu tabel yang berarti, misal gambar 2 mewakili tabel nilai mata kuliah MIS.
   Gambar 2. Contoh File Kursus

   
6. Database merupakan kumpulan file-file yang berhubungan secara logis dan digunakan secara rutin pada operasi-operasi sistem informasi manajemen. Semua database umumnya berisi elemen-elemen data yang disusun ke dalam file-file yang diorganisasikan berdasarkan sebuah skema atau struktur tertentu, tersimpan di hardware komputer dan dengan software untuk melakukan manipulasi data untuk kegunaan tertentu. Jadi, suatu database adalah menunjukkan suatu kumpulan tabel yang dipakai dalam suatu lingkup perusahaan atau instansi untuk tujuan tertentu. Contoh suatu database adalah database akademik yang berisi file-file: mahasiswa, dosen, kurikulum, dan jadwal yang diperlukan untuk mendukung operasi sistim informasi akademik. Contoh suatu database sederhana ditunjukkan oleh gambar 3.

Gambar 3. Contoh Database Kepegawaian

Hirarki semua data diatas ditunjukkan pada gambar 4.